イベント等による占用許可手続き

 東京都特別区(東京23区)の都立公園において、イベント・集会を開催するため公園を占用する手続きは以下のとおりです。
 

イベント占用許可申請・占用料納付の流れ

[手続き1] 東部公園緑地事務所管理課への事前相談

 事前に、都立公園で実施できる内容のイベント等か、必ず電話で確認してください。
※都立公園では、原則として公共目的のイベントのみ開催が可能であり、公共性の確認のため、国または地方公共団体の後援名義の取得が必要になります。
 

[手続き2] 仮申込書の提出(仮予約)

 「公園広場等の使用仮申込書」を提出し、希望する公園の広場等を仮予約してください。
[1]使用仮申込書は、占用を希望する日の13か月前の一日から受付を開始します。
[2]東部公園緑地事務所の窓口まで持参またはFAXしてください。
    電子メールによる提出は受け付けておりません。
    ※ただし、代々木公園のみ代々木公園サービスセンターに持参してください。
[3]占用期間は、本番の日だけでなく、設営日、撤去日を含めた期間を仮予約してください。
 
【提出窓口】
○東部公園緑地事務所管理課(管理担当)
  〒110-0007 東京都台東区上野公園7-47
 TEL 03-3821‐6145
 FAX 03‐5685‐0144
 
○代々木公園サービスセンター
 〒151-0052 東京都渋谷区代々木神園町2-1
 TEL 03-3469-6081
 (代々木公園ホームページ)
 https://www.tokyo-park.or.jp/park/format/index039.html


【仮予約時に提出する書類】
 公園広場等の使用仮申込書[Word:38KB] (平成31年6月30日までに開催の催しの場合)
 公園広場等の使用仮申込書[Word:43KB] (平成31年7月1日以降開催の催しの場合)
 

[手続き3] 企画内容の詳細協議(必要書類の作成)

 占用許可申請書を提出する前に、許可条件を確認しつつ詳細協議を行い、後述の必要書類を作成してください。
[1]事前の協議なく占用許可申請書を提出され、占用許可条件を満たしていることが確認できない場合、
    申請を受理できないことがあります。企画の段階で、早めに協議してください。
[2]イベント等の内容により、消防署、保健所、警察署、各区役所建築担当課等の関係機関への届出、
    許可が必要となります。
[3]イベント会社に運営を委託する場合、主催者とイベント会社双方が詳細協議に参加してください。
[4]東部公園緑地事務所との協議とは別に、現地にて、イベント等を実施する公園の管理所職員と打ち合
    わせ、現場確認を行ってください。
  
※東部公園緑地事務所及び公園管理所を訪問する前に、必ず、事前のご連絡をお願いします。事前連絡なく来所された場合、対応できないことがあります。
 
【主な占用許可条件】
 公園やイベント等の内容によって、許可条件が異なることがあります。以下は、主な占用許可条件です。

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[1]占用目的及び占用許可区域以外は使用しないこと。
[2]占用が原因で公園施設または第三者に被害を及ぼしたときは、占用者は速やかにその補填をし、
  または賠償の責に応ずること。
[3]仮設物は、公園の風致美観を損なわぬよう留意すると共に、衛生上及び安全上十分な措置を講ずる
    こと。
[4]広告宣伝は、過度にならぬよう配慮するとともに、来園者への強制的な行為は行わないこと。
[5]仮設物の設置及び撤去時の安全対策については、万全の措置を講ずること。
[6]車両の通行等については、公園管理所職員の指示に従うこととし、指示する場所以外には乗り入れ、
    留め置きをしないこと。また、占用物件の設置、撤去のための車両の運行時間等の安全対策につい
    ては、万全の措置を講ずること。
[7]付近住民及び一般来園者の迷惑にならぬよう、拡声装置等の音量には十分注意すること。
[8]催物の実施に際しては、警備員等係員を配置し、来園者等の安全及び違法駐車対策に万全を期する
    こと。
[9]催物の実施に際しては、警備員等係員を配置し、植込地(芝生)等立入禁止区域には立ち入らぬよう
    十分な措置をすること。
[10]清掃及び仮設物の撤去等は、許可期間内に行うこと。占用区域以外であっても、催事が原因で発生
     したごみ、紙屑等については完全に処理すること。
[11]原状の回復について公園管理所長又は公園管理所職員の確認を受けること。
[12]公園管理上、本件占用を許可することに支障が生じたときは、この許可の取消または変更を命ずる
      ことがある。この場合、仮設物の撤去、移設等は、占用者の負担において直ちに実施すること。
[13]都市公園法その他関係法令を遵守するとともに、本件占用に関する細部については、公園管理所長
      および同公園管理所職員の指示に従うこと。
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[手続き4] 占用許可申請書の提出(本申請)

 遅くとも占用予定日の1か月前までに、詳細協議を完了し、公園占用許可申請書及び以下の必要書類を東部公園緑地事務所に提出してください。

【占用許可申請時に提出する書類】 (正副2部)
  1. 公園占用許可申請書(様式)       
  2. 国または地方公共団体の後援名義使用承認書(写し)
  3. 催し・運動場・集会等による塵芥の清掃搬出誓約書(様式)

[4,5は代々木公園のみ]
  1. 誓約書(様式・代々木公園イベント広場、けやき並木)
  2. 野外ステージ使用上の誓約書(様式・代々木公園野外ステージ)
※代々木公園では、園地で一部屋台の営業を許可しています。営業場所の位置について、調整させていただくことがあります。予めご了承ください。
 
  1. 企画書(以下の内容が分かるもの)
   (1)イベント等の目的、概要
      ・イベント等の目的に即した内容になっているか確認しますので、目的を記載してください。
    ・集客予定人数を記載してください。
 (2)設営から撤去までのタイムスケジュール
    ・本番のタイムスケジュールのみ記載しないよう、ご注意ください。
   (3)運営体制図(関係者一覧)
         ・イベント会社に運営・設営等を委託する場合、主催者と明確に区別してください。
         ・アルバイト、ボランティア等を含めた全スタッフの概数を記載してください。
         ・当日連絡用に2名以上の携帯電話番号を記載してください。
   (4)配置図(レイアウト)
         ・ステージ、テント、案内板等の配置を記載してください。
         ・日別に占用面積を算出してください。
      ・設営車両等を常置する場合、レイアウトに記載してください。
   (5)出演内容
         ・出演者、ステージ内容、スケジュールを明記してください。
   (6)出店者内訳
         ・出店者名、出店内容を明記してください。
         ・出店場所がわかるよう(4)配置図に記載してください。
   (7)警備誘導計画
         ・昼警備、夜間警備、誘導スタッフの体制、配置がわかるもの。
   (8)収支予定表
         ・営利目的でないことがわかるもの。
 

[手続き5] 納入通知書の発行・受け取り

 本申請後、概ね20日(休日を除く。)以内に、占用許可の決定を連絡しますので、速やかに、東部公園緑地事務所にて納入通知書を受領し、次のうち、いずれか早い期日までに占用料を納付してください。
[1]納入通知書の発行後15日以内
[2]占用開始日の前日
※手続き6で占用許可書の郵送を希望する場合、82円切手を貼り、宛名を記載した定形封筒を提出してください。

[手続き6] 占用許可書の発行・受け取り

 金融機関で占用料を納入し、領収日付印を押印した払込金受領証を東部公園緑地事務所まで持参し、提示してください。占用許可書を発行します。
※手続き5で返信用封筒を提出している場合、領収日付印を押印した払込金受領証をFAXし、FAX送信の電話をしてください。確認後、占用許可書を郵送します。
 

[手続き7] 設営、イベント等実施、原状回復

 占用当日は、公園管理所で占用許可書を提示し、諸注意について説明を受けた後、設営を開始してください。
 なお、イベント等の終了後は、仮設物等の撤去、原状回復を行い、公園管理所の確認を受けてください。
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